Sekretarka AI z nadzorem człowieka: odbiera telefony, gdy nie możesz

Dla kogo

Dla biur, kancelarii, agencji nieruchomości, firm doradczych i usługowych B2B, w których telefon odbierają ci sami ludzie, którzy prowadzą spotkania, jeżdżą do klientów i pracują nad zleceniami. Dzwoni klient z pytaniem o sprawę, kontrahent w sprawie faktury, dostawca w sprawie zamówienia, i każde takie połączenie przerywa pracę albo zostaje bez odpowiedzi.

Jeśli masz w firmie osobę, która odbiera telefony przez cały dzień, asystent przyda się raczej po godzinach i w czasie jej nieobecności. Jeśli dzwonią do Ciebie dwie osoby dziennie, ta rola się nie opłaci.

Zakres roli

• Odbieranie połączeń, gdy nikt nie odbiera, w czasie spotkań albo po godzinach, według Twojego ustawienia.
• Przedstawienie się w imieniu firmy i ustalenie, kto dzwoni i w jakiej sprawie.
• Przełączenie do właściwej osoby albo działu, według listy z karty roli.
• Termin oddzwonienia albo spotkania w Twoim kalendarzu, w wolnych terminach.
• Odpowiedzi na proste pytania: adres, godziny, dane do faktury, jak dojechać, jakie dokumenty przygotować na spotkanie.
• Notatka z każdej rozmowy na e-mail albo w komunikatorze: kto, w jakiej sprawie, co ustalono.

Czego asystent nie robi

• Nie dzwoni z ofertami i nie prowadzi rozmów sprzedażowych. Odbiera połączenia przychodzące.
• Nie udziela porad prawnych, podatkowych ani technicznych i nie ocenia spraw klientów.
• Nie składa obietnic w imieniu firmy: terminów, cen i warunków, których nie ma w Twoich materiałach.
• Nie podaje informacji o sprawach klientów osobom, których nie rozpozna według ustalonych zasad.

Kiedy przekazuje sprawę człowiekowi

Gdy dzwoniący prosi o konkretną osobę, gdy sprawa jest pilna, sporna albo dotyczy pieniędzy, gdy asystent nie jest pewien, co usłyszał, i gdy rozmówca jest zdenerwowany. Jeśli właściwa osoba jest dostępna, przełącza połączenie. Jeśli nie, umawia oddzwonienie i wysyła notatkę.

Nadzór specjalisty MEZA

W pakiecie 3, 6 lub 10 godzin w miesiącu specjalista MEZA przegląda rozmowy przekazane ludziom i te, w których asystent czegoś nie zrozumiał, aktualizuje listę osób i tematów i co miesiąc wysyła raport: liczba połączeń, sprawy przełączone, umówione oddzwonienia. Przy kilku połączeniach dziennie zwykle wystarcza samo utrzymanie roli, bez pakietu nadzoru.

To usługa, nie etat. Specjalista pracuje zdalnie, według naszych procedur.

Etat czy asystent AI

Kalkulator pokazuje koszt etatu osoby, która odbierałaby telefony w wybranych godzinach, dla Twojej stawki. Koszt asystenta podajemy w bezpłatnej wycenie, bo zależy od liczby połączeń i godzin.

Jak zaczynamy

1. Wypełniasz formularz. Bezpłatną wycenę wysyłamy w ciągu 24 godzin.
2. Bezpłatna koncepcja: przykładowy scenariusz rozmowy z odpowiedziami asystenta na pytania Twoich klientów.
3. Spisujemy kartę roli: kto w firmie zajmuje się czym, kiedy przełączać, czego asystent nie mówi nigdy.
4. Ustawiamy przekierowanie z Twojego numeru i połączenie z kalendarzem.
5. Pilotaż na prawdziwych połączeniach. Czytasz notatki, my poprawiamy scenariusze.
6. Po pilotażu decydujesz, czy zostajesz.

Prowadzisz salon, gabinet kosmetyczny albo warsztat i chcesz przede wszystkim umawiać wizyty? Zobacz, jak wdrażamy recepcję AI w salonie i gabinecie kosmetycznym.

Przepisy i dane

Stan na 13.10.2026. Asystent informuje każdego rozmówcę, że jest asystentem AI Twojej firmy (art. 50 AI Act), i podaje krótką informację o przetwarzaniu danych. Dane przetwarzamy na podstawie umowy powierzenia, domyślnie bez nagrywania dźwięku. Numer jest na Twojej umowie z operatorem, a minuty i platforma głosowa na Twoich kontach u dostawców.

Napisz, ile osób odbiera dziś telefony w Twojej firmie i kiedy asystent ma przejmować połączenia. Bezpłatną wycenę dostaniesz w ciągu 24 godzin, także w weekendy i święta.