Automatyzacja procesów: dane same przechodzą między Twoimi systemami

Dla kogo

Dla firm, w których ktoś codziennie kopiuje dane z jednego miejsca do drugiego. Zamówienie ze sklepu trzeba przepisać do programu do faktur. Zapytanie z formularza ląduje w skrzynce, a potem ręcznie w arkuszu. Faktury od dostawców zbiera się z maili i wysyła księgowej pod koniec miesiąca.

Takie zadania są nudne, ale ważne. Kiedy ktoś jest na urlopie albo ma gorszy dzień, coś ginie. Automatyzacja robi je tak samo za każdym razem i daje znać, gdy coś pójdzie nie tak.

Co robimy

Zaczynamy od rozmowy z osobą, która dziś wykonuje proces. Spisujemy kolejne kroki, systemy i wyjątki — te ostatnie są najważniejsze, bo to na nich psują się automatyzacje. Z tego powstaje schemat przepływu, który akceptujesz przed budową.

Przepływ budujemy w narzędziu dobranym do zadania. Platforma w chmurze sprawdza się przy prostych połączeniach, narzędzie uruchomione na serwerze w UE — przy większym ruchu lub gdy dane mają zostać na Twoim serwerze, a kod wtedy, gdy logika jest nietypowa. Konta zakładamy na Twoją firmę.

AI dodajemy tylko tam, gdzie pomaga: rozpoznaje temat wiadomości, wyciąga numer zamówienia i kwotę z PDF-a, streszcza długi e-mail albo przygotowuje szkic odpowiedzi. W miejscach, gdzie pomyłka kosztuje — płatności, odpowiedzi z ceną, decyzje wobec klienta — wstawiamy krok akceptacji przez człowieka.

Każdy przepływ ma obsługę błędów. Gdy system nie odpowiada, przepływ ponawia próbę, a potem wysyła alert z informacją, co się stało i gdzie czekają dane. Dostajesz dokumentację: co robi przepływ, gdzie go wyłączyć i kogo pytać.

Jak pracujemy

1. Opisujesz proces w kilku zdaniach. Wycenę dostajesz w ciągu 24 godzin.
2. Rozpisujemy proces razem z osobą, która go wykonuje, i rysujemy schemat.
3. Na tej podstawie ustalamy z Tobą zakres i stałą cenę.
4. Po umowie podłączamy prawdziwe systemy, testujemy na kopii danych i uruchamiamy.
5. Przez 30 dni bezpłatnie poprawiamy to, co wyjdzie w codziennym użyciu.

Zwykle jeden proces zajmuje 5–15 dni roboczych. Dłużej trwa, gdy któryś system nie ma API albo gdy dostęp do niego trzeba załatwić u zewnętrznego dostawcy.

Czego potrzebujemy od Ciebie

• Godziny rozmowy z osobą, która dziś wykonuje proces.
• Przykładowych danych: kilku maili, faktur czy zamówień, także tych nietypowych.
• Dostępów do systemów albo zgody na założenie kont technicznych z ograniczonymi uprawnieniami.

Technologie i integracje

Najczęściej łączymy formularze, skrzynki e-mail, sklepy (np. WooCommerce, Shoper), programy do faktur (np. Fakturownia, wFirma), CRM i arkusze Google. Integrujemy praktycznie z każdym systemem, który ma API. Gdy go nie ma, korzystamy z importu CSV, odczytu danych z e-maili albo automatyzacji przeglądarki — mówimy wtedy wprost, że takie połączenie jest mniej odporne na zmiany. Dostawców przetwarzających dane osobowe dobieramy z umową powierzenia (art. 28 RODO).

Czego nie robimy

• Nie automatyzujemy procesu, którego nikt w firmie nie umie opisać. Najpierw go porządkujemy.
• Nie zostawiamy przepływów bez alertów i dokumentacji.
• Nie budujemy automatyzacji, które omijają regulaminy platform, np. scrapingu wbrew zasadom serwisu.
• Nie przejmujemy roli księgowej ani doradcy podatkowego — przenosimy dane, a nie decydujemy o ich ujęciu.

Bezpłatna wycena w 24 h

Opisz jeden proces, który najbardziej Cię męczy: skąd przychodzą dane, gdzie mają trafić i kto dziś to robi. W ciągu 24 godzin dostaniesz wycenę i propozycję narzędzia.