Procesautomatisering: stop met overtypen tussen je systemen

Voor wie dit loont

Voor elk bedrijf waar iemand elke dag gegevens met de hand overzet. Bestellingen uit Shopify of WooCommerce worden overgetypt in Exact Online of Moneybird. Aanvragen via de website komen binnen per e-mail en worden daarna in een spreadsheet geplakt. Inkoopfacturen worden aan het eind van de maand uit mailboxen gevist en doorgestuurd naar de boekhouder.

Saai werk, maar het telt. Is degene die het doet ziek of op vakantie, dan blijft er iets liggen. Een geautomatiseerde workflow doet het elke keer op dezelfde manier en laat het weten als er iets misgaat.

Wat we doen

Eerst praten we met degene die het proces nu uitvoert: in een kort gesprek in het Engels, of schriftelijk in het Nederlands, met een vragenlijst en echte voorbeelden. We noteren elke stap, elk systeem en elke uitzondering. Die uitzonderingen zijn het belangrijkst, want daar gaan automatiseringen mis. Het resultaat is een workflowschema dat je goedkeurt voordat we iets bouwen.

Dan kiezen we het juiste gereedschap. Voor eenvoudige koppelingen tussen clouddiensten volstaat vaak een automatiseringsdienst in de cloud. Bij grotere aantallen, of als de gegevens in de EU moeten blijven, werkt een automatiseringsplatform op een server in de EU goed. Eigen code is zinvol als de logica ongebruikelijk is. Alles staat in accounts op naam van je bedrijf.

AI zetten we alleen in waar het echt iets oplevert: herkennen waar een e-mail over gaat, een ordernummer en bedrag uit een pdf-factuur halen, een lang bericht samenvatten, een antwoord voorbereiden. Waar een fout geld of vertrouwen kost, zoals bij betalingen, offertes of beslissingen over een klant, keurt eerst een mens goed. Als je wilt, zetten we modellen in die de gegevens in de EU verwerken. Waar de gegevens worden verwerkt, leggen we vast in het contract.

Elke workflow heeft foutafhandeling. Reageert een app niet, dan probeert de workflow het opnieuw. Lukt dat niet, dan stuurt hij een melding: wat er gebeurde en waar de gegevens wachten. Je krijgt ook documentatie: wat de workflow doet, hoe je hem pauzeert en bij wie je terechtkunt.

Voorbeeld: facturen en je boekhouding

Facturen zijn vaak een goede eerste kandidaat. Een workflow haalt inkoopfacturen uit de mailbox, leest leverancier, factuurnummer en bedrag uit, markeert onvolledige facturen en legt ze ter goedkeuring voor. Daarna gaan ze naar je boekhoudpakket, zoals Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden of Twinfield. Andersom kunnen bestellingen uit je webshop automatisch naar je boekhouding gaan, zodat de factuur daar wordt gemaakt.

Tussen bedrijven zijn e-facturen in Nederland nog niet verplicht. Het kabinet is van plan e-facturen tussen bedrijven verplicht te maken vanaf 1 juli 2030 (Kamerbrief van 11 september 2026). Een wetsvoorstel is er nog niet. Wil je je er nu al op voorbereiden, dan kijken we welke koppelingen je boekhoudpakket biedt.

We zetten de techniek op. Hoe de facturen worden geboekt en welke regels voor je bedrijf gelden, bevestigt je boekhouder.

Zo werken we

1. Je beschrijft het proces in een paar zinnen. Binnen 24 uur na je aanvraag krijg je een gratis offerte, ook in het weekend en op feestdagen.
2. We brengen het proces in kaart met degene die het werk doet en tekenen het schema.
3. Gratis concept voordat je tekent: het uitgewerkte schema van de workflow en, bij AI-stappen, een scenario en 3–5 voorbeeldantwoorden, nog zonder werkende automatisering.
4. Vaste prijs volgens offerte en betaling in termijnen. Na ondertekening bouwen we de workflow, koppelen we je echte systemen, testen we met een kopie van je gegevens en gaan we live.
5. 30 dagen gratis correcties na livegang: wat in het dagelijks gebruik opvalt, lossen we zonder extra kosten op.

Meestal 5–15 werkdagen per proces. Het duurt langer als een van de systemen geen API heeft of als de toegang via een externe leverancier moet worden geregeld.

Wat we van je nodig hebben

• Ongeveer een uur van degene die het werk nu doet: voor een gesprek in het Engels of een schriftelijke vragenlijst in het Nederlands.
• Echte voorbeelden: een paar e-mails, facturen of bestellingen, ook de lastige.
• Toegang tot de systemen, of toestemming om technische accounts met beperkte rechten aan te maken.

Systemen en koppelingen

Vaak koppelen we webformulieren, mailboxen, webshops (bijv. Shopify, WooCommerce, Lightspeed), boekhoudpakketten (bijv. Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, Twinfield), CRM-systemen en Google Spreadsheets. Heeft een systeem een API, dan kunnen we er vrijwel altijd mee werken. Zonder API gebruiken we een csv-import, het uitlezen van e-mails of browserautomatisering. Dat zulke koppelingen kwetsbaarder zijn, zeggen we je vooraf. Elke aanbieder die persoonsgegevens verwerkt, tekent een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG).

Wat we niet doen

• Een proces automatiseren dat niemand kan beschrijven. Dat brengen we eerst op orde.
• Workflows laten draaien zonder meldingen of documentatie.
• Automatiseringen bouwen die de regels van een platform overtreden, zoals een website uitlezen die dat verbiedt.
• Optreden als je boekhouder of belastingadviseur. Wij verplaatsen de gegevens. Hoe ze worden geboekt, bepaal je met je boekhouder.

Gratis offerte binnen 24 uur

Beschrijf het ene proces dat de meeste tijd kost: waar de gegevens vandaan komen, waar ze heen moeten en wie het nu doet. Binnen 24 uur na je aanvraag, ook in het weekend en op feestdagen, krijg je een gratis offerte en een voorstel voor de juiste tool. Vaste prijs volgens offerte: het bedrag uit de offerte gaat niet omhoog zolang je de opdracht niet wijzigt.

We spreken Pools, Engels, Oekraïens en Russisch. In het Nederlands antwoorden we schriftelijk.