Automatisering: sluta kopiera data mellan systemen

När automatisering lönar sig

För alla företag där någon varje dag flyttar data för hand. Order från Shopify eller WooCommerce skrivs in på nytt i Fortnox. Förfrågningar från webbplatsen kommer som mejl och klistras sedan in i ett kalkylark. Leverantörsfakturor letas fram ur inkorgen och skickas vidare till redovisningskonsulten i slutet av månaden.

Det är tråkiga uppgifter, men de spelar roll. När den som sköter dem är sjuk eller på semester blir saker liggande. Ett automatiserat flöde gör dem på samma sätt varje gång och säger till när något går fel.

Det här gör vi

Vi börjar med att prata med den som sköter processen i dag: i ett kort samtal på engelska, eller skriftligt på svenska, med en frågelista och riktiga exempel. Vi skriver ner varje steg, varje system och varje undantag. Undantagen är viktigast, för det är där automatiseringar går sönder. Resultatet är en flödesskiss som du godkänner innan vi bygger något.

Sedan väljer vi rätt verktyg. För enkla kopplingar mellan molntjänster räcker ofta en automatiseringstjänst i molnet. Vid större volymer, eller när data ska stanna inom EU, fungerar en automatiseringsplattform på en server i EU bra. Egen kod är rimlig när logiken är ovanlig. Allt ligger i konton i ditt företags namn.

AI använder vi bara där den gör nytta: att avgöra vad ett mejl handlar om, att plocka ut ordernummer och belopp ur en pdf-faktura, att sammanfatta ett långt meddelande, att skriva ett utkast till svar. Där ett misstag kostar pengar eller förtroende, som vid betalningar, offerter eller beslut om en kund, godkänner en människa först. Om du vill använder vi modeller som behandlar data inom EU. Var data behandlas anger vi i avtalet.

Varje flöde har felhantering. Svarar en app inte försöker flödet igen. Hjälper inte det skickar det en avisering om vad som hände och var data väntar. Du får också dokumentation: vad flödet gör, hur du pausar det och vem du kan fråga.

Exempel: fakturor och bokföring

Fakturor är ofta en bra första kandidat. Ett flöde hämtar leverantörsfakturor från inkorgen, läser av leverantör, fakturanummer och belopp, flaggar ofullständiga fakturor och lägger fram dem för attest. Sedan går de till ditt ekonomisystem, till exempel Fortnox eller Visma. Åt andra hållet kan order från webbutiken gå automatiskt till bokföringen, så att fakturan skapas där.

Krav på e-faktura gäller i dag fakturor till offentlig sektor (lag 2018:1277). Mellan företag i Sverige finns inget krav på e-faktura i dag. EU-regler om e-faktura för gränsöverskridande handel mellan företag börjar gälla 1 juli 2030. Om Sverige inför krav även för handel mellan företag inom landet är ännu oklart. En statlig utredning ska vara klar 30 november 2027.

Säljer du till kommuner, regioner eller myndigheter? Vi kopplar ditt fakturaprogram, till exempel Fortnox, så att du kan skicka e-fakturor enligt europeisk standard via Peppol till offentliga kunder. Mer om e-faktura via Peppol.

Vi sätter upp tekniken. Hur fakturorna bokförs och vilka regler som gäller för ditt företag bekräftar din redovisningskonsult.

Så arbetar vi

1. Beskriv processen med några meningar. Du får en kostnadsfri offert inom 24 timmar från din förfrågan, även helger och helgdagar.
2. Vi kartlägger processen med den som gör arbetet och ritar flödesskissen.
3. Kostnadsfritt koncept innan du skriver på: den färdiga flödesskissen och, för AI-steg, ett scenario och 3–5 exempelsvar, ännu utan fungerande automatisering.
4. Fast pris enligt offert och betalning i etapper. När avtalet är påskrivet bygger vi flödet, kopplar in dina riktiga system, testar på en kopia av dina data och går live.
5. 30 dagars kostnadsfria korrigeringar efter lansering: det som dyker upp i det dagliga arbetet rättar vi utan extra kostnad.

Oftast 5–15 arbetsdagar per process. Det tar längre tid när ett av systemen saknar API eller när åtkomsten måste ordnas via en extern leverantör.

Det här behöver vi från dig

• Ungefär en timme med den som gör arbetet i dag, i ett samtal på engelska eller via en skriftlig frågelista på svenska.
• Riktiga exempel: några mejl, fakturor eller order, även de krångliga.
• Åtkomst till systemen, eller tillåtelse att skapa tekniska konton med begränsade rättigheter.

Vi talar polska, engelska, ukrainska och ryska. På svenska svarar vi skriftligt.

System och integrationer

Vanligast är webbformulär, e-postinkorgar, webbutiker (t.ex. Shopify, WooCommerce), ekonomisystem (t.ex. Fortnox, Visma), CRM-system och Google Kalkylark. Har ett system ett API kan vi nästan alltid arbeta med det. Saknas API använder vi csv-import, avläsning av mejl eller webbläsarautomatisering, och vi säger från början att sådana kopplingar är känsligare. Alla leverantörer som behandlar personuppgifter skriver på ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 i GDPR.

Det här gör vi inte

• Vi automatiserar inte en process som ingen kan beskriva. Den reder vi ut först.
• Vi låter inga flöden köras utan aviseringar eller dokumentation.
• Vi bygger inga automatiseringar som bryter mot en plattforms villkor, till exempel att hämta data från en webbplats som förbjuder det.
• Vi är inte din redovisningskonsult eller skatterådgivare. Vi flyttar data. Hur de bokförs bestämmer du med din redovisningskonsult.

Kostnadsfri offert inom 24 timmar

Beskriv den process som tar mest tid: var data kommer ifrån, vart de ska och vem som sköter det i dag. Inom 24 timmar från din förfrågan, även helger och helgdagar, får du en kostnadsfri offert och ett förslag på verktyg. Fast pris enligt offert. Beloppet i offerten höjs inte så länge du inte ändrar uppdraget.