Automatización de procesos: deja de copiar datos a mano

Para quién es

Para cualquier negocio en el que alguien pasa parte del día moviendo datos a mano. Los pedidos de Shopify o WooCommerce se vuelven a teclear en Holded. Las consultas de la web llegan por correo y luego se copian en una hoja de cálculo. Las facturas de proveedores se rescatan del buzón y se reenvían a la gestoría a final de mes.

Son tareas aburridas, pero importan. Cuando la persona que se encarga de ellas está de baja o de vacaciones, algo se queda sin hacer. Un flujo automatizado las hace siempre igual y te avisa cuando algo falla.

Qué hacemos

Empezamos hablando con quien lleva hoy el proceso, en una llamada breve en inglés, o por escrito en español, con una lista de preguntas y ejemplos reales. Anotamos cada paso, cada sistema y cada excepción. Las excepciones son lo más importante, porque es ahí donde se rompen las automatizaciones. El resultado es un esquema del flujo que apruebas antes de que construyamos nada.

Después elegimos la herramienta adecuada. Para conexiones sencillas entre servicios en la nube suele bastar un servicio de automatización en la nube. Con más volumen, o cuando los datos deben quedarse en la UE, funciona bien una plataforma de automatización en un servidor en la UE. El código propio tiene sentido cuando la lógica es poco habitual. Todo queda en cuentas a nombre de tu empresa.

La IA entra solo donde aporta algo: saber de qué trata un correo, sacar el número de pedido y el importe de una factura en PDF, resumir un mensaje largo o redactar un borrador de respuesta. Donde un error cuesta dinero o confianza (pagos, presupuestos, decisiones sobre un cliente), primero aprueba una persona. Si lo deseas, usamos modelos que procesan los datos en la UE. Dónde se procesan los datos lo fijamos en el contrato.

Cada flujo tiene gestión de errores. Si una aplicación no responde, el flujo lo vuelve a intentar. Si no basta, envía una alerta que dice qué ha pasado y dónde esperan los datos. También recibes documentación: qué hace el flujo, cómo pausarlo y a quién preguntar.

Ejemplo: facturas y contabilidad

Las facturas suelen ser un buen primer candidato. Un flujo recoge las facturas de proveedores del buzón, lee el proveedor, el número y el importe, marca las que están incompletas y las deja listas para que alguien las revise. Luego pasan a tu programa de contabilidad, por ejemplo Holded o A3. En sentido contrario, los pedidos de tu tienda online pueden llegar solos a tu programa de facturación, y la factura la emite ese programa.

La Ley 18/2022 («Crea y Crece») y el Real Decreto 238/2026 hacen obligatoria la factura electrónica entre empresas y profesionales cuando el destinatario tiene en España la sede de su actividad económica. Los plazos cuentan desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, el 6 de octubre de 2026: 12 meses para las empresas con un volumen de operaciones de más de 8 millones de euros el año anterior y 24 meses para el resto. Además, el Real Decreto 1007/2023 (VERI*FACTU) fija los requisitos de los programas con los que se emiten las facturas, y cada fabricante firma una declaración responsable de que su programa los cumple.

Conectamos tu tienda online con tu programa de facturación. Las facturas las emite tu software de facturación; nosotros le enviamos los datos de cada pedido. Te ayudamos a elegir un programa cuyo fabricante haya emitido la declaración responsable. MEZA no desarrolla ni comercializa software de facturación propio. Más información en factura electrónica para tu tienda online y en integraciones con CRM y facturación.

Nosotros ponemos la parte técnica. Cómo se contabilizan las facturas y qué normas se aplican a tu empresa te lo confirma tu asesoría fiscal.

Cómo trabajamos

1. Descríbenos el proceso en unas pocas frases. Recibes un presupuesto gratis en las 24 horas siguientes a tu solicitud, también en fin de semana y festivos.
2. Analizamos el proceso con la persona que hace el trabajo y dibujamos el esquema del flujo.
3. Concepto gratis antes de firmar: el esquema del flujo y, si te sirve, una o dos pantallas estáticas de cómo quedará, sin un flujo en funcionamiento.
4. Precio cerrado según presupuesto y pago por fases. Una vez firmado el contrato, conectamos tus sistemas reales, probamos con una copia de tus datos y lo ponemos en marcha.
5. 30 días de correcciones gratis tras el lanzamiento: corregimos sin coste lo que surja en el uso diario.

Normalmente, 5–15 días hábiles por proceso. Tarda más cuando uno de los sistemas no tiene API o cuando el acceso hay que gestionarlo a través de un proveedor externo.

Lo que necesitamos de ti

• Una hora con la persona que hace hoy el trabajo, en una llamada en inglés o con una lista de preguntas por escrito en español.
• Ejemplos reales: algunos correos, facturas o pedidos, también los complicados.
• Acceso a los sistemas, o permiso para crear cuentas técnicas con permisos limitados.

Hablamos polaco, inglés, ucraniano y ruso. En español respondemos por escrito. Las llamadas y reuniones, en inglés o en polaco.

Sistemas e integraciones

Lo más habitual son formularios web, buzones de correo, tiendas online (p. ej., Shopify, WooCommerce, PrestaShop), programas de contabilidad y facturación (p. ej., Holded, A3, Sage), CRM y hojas de cálculo de Google. Si un sistema tiene API, casi seguro que podemos trabajar con él. Si no la tiene, recurrimos a importaciones CSV, a la lectura de correos o a la automatización del navegador, y te avisamos desde el principio de que esas conexiones son más frágiles. Todos los proveedores que tratan datos personales firman un contrato de encargo del tratamiento (artículo 28 del RGPD).

Lo que no hacemos

• No automatizamos un proceso que nadie sabe describir. Primero lo ordenamos.
• No dejamos flujos funcionando sin alertas ni documentación.
• No creamos automatizaciones que incumplan las condiciones de una plataforma, como extraer datos de una web que lo prohíbe.
• No hacemos de asesoría fiscal ni de gestoría. Movemos los datos; cómo se contabilizan lo decides con tu asesoría.

Presupuesto gratis en 24 horas

Describe el proceso que más tiempo te hace perder: de dónde vienen los datos, adónde tienen que ir y quién se encarga hoy. En las 24 horas siguientes a tu solicitud, también en fin de semana y festivos, recibes un presupuesto gratis y una propuesta de herramienta. Precio cerrado según presupuesto. El importe del presupuesto no sube mientras no cambies el alcance.