Una IA que atiende el teléfono cuando tu equipo no puede

Para quién es

Para negocios en los que el teléfono suena en el peor momento. La dentista está con un paciente, el peluquero tiene a alguien en el sillón, el fontanero está debajo de un fregadero y en la recepción del hotel está llegando un grupo entero. Mucha gente no deja mensaje en el buzón de voz: llama al siguiente negocio que encuentra en Google.

El recepcionista con IA no está pensado para sustituir a tu equipo al teléfono en las horas punta. Atiende las llamadas que, si no, perderías, y las ordena. Así tu equipo devuelve la llamada sabiendo ya qué quería cada persona.

Qué hace el asistente

Primero averiguamos por qué te llaman. Juntos apuntamos los pocos motivos que cubren la mayoría de las llamadas: el horario, cómo llegar y dónde aparcar, el precio de los servicios habituales, pedir o cambiar una cita, pedir que le devuelvan la llamada. Para cada motivo escribimos un guion, y acordamos dónde termina el trabajo del asistente.

El asistente siempre dice que es una IA. Lo hace nada más empezar cada llamada. La obligación de transparencia del artículo 50 del Reglamento de IA (AI Act) se aplica desde el 2 de agosto de 2026. En España, la Agencia Española de Supervisión de Inteligencia Artificial (AESIA) es la autoridad de supervisión de la IA según su estatuto (Real Decreto 729/2023) y figura en la lista de la Comisión Europea como punto de contacto único de España. La designación definitiva de las autoridades del Reglamento de IA aún no se ha adoptado.

El asistente habla español y responde solo con información aprobada. Si alguien quiere una cita, consulta tu calendario o tu sistema de reservas y le guarda el hueco. Si tu sistema no tiene API, toma nota de la petición y tu equipo la confirma después. Si alguien quiere hablar con una persona, o es urgente, pasa la llamada.

Después de cada llamada recibes un resumen por correo o en tu CRM: quién llamó, por qué, qué se acordó y qué queda pendiente. Quien llamó puede recibir un SMS con los datos.

En clínicas y consultas, lo que cuenta un paciente puede ser un dato de salud, una categoría especial de datos según el artículo 9 del RGPD. Por eso el asistente solo pide lo necesario para gestionar la cita.

Seamos claros: la tecnología de voz todavía tiene límites. Apellidos, direcciones y números de teléfono se pueden entender mal, sobre todo con ruido de fondo, así que el asistente repite los datos importantes. Y por eso empezamos siempre con un piloto con tus llamadas reales. Hasta qué punto el asistente entiende a tus clientes lo valoramos contigo, con esas mismas llamadas.

Cómo trabajamos

1. Cuéntanos cuándo se quedan llamadas sin contestar y qué suele querer la gente. Recibes un presupuesto gratis en las 24 horas siguientes a tu solicitud, también en fin de semana y festivos.
2. Concepto gratis antes de firmar: un guion de la conversación y 3–5 respuestas de ejemplo para las llamadas que más recibes, sin un bot en funcionamiento.
3. Precio cerrado según presupuesto y pago por fases. La primera fase es un piloto con parte de tus llamadas, por ejemplo solo fuera de horario. Revisamos juntos los resultados en una llamada breve en inglés, o por escrito en español, y tú decides si seguimos.
4. Ajustamos guiones, integraciones y mensajes, y dejamos el desvío activado de forma permanente.
5. 30 días de correcciones gratis tras el lanzamiento: ajustamos los guiones a partir de los resúmenes de las llamadas.

Normalmente, 10–20 días hábiles, piloto incluido. Si quieres que atienda en varios idiomas, o si tu centralita necesita la intervención de su proveedor, el plazo se alarga.

Lo que necesitamos de ti

• Los motivos por los que te llaman y las respuestas que da hoy tu equipo.
• Acceso a la configuración de desvíos de tu operador, o un contacto en el proveedor de tu centralita.
• Un número para las llamadas urgentes y el horario en que alguien lo atiende.
• Tu decisión: solo resúmenes, o también transcripciones o grabaciones.

Hablamos polaco, inglés, ucraniano y ruso. En español respondemos por escrito. Las llamadas y reuniones, en inglés o en polaco.

Tecnología e integraciones

Combinamos reconocimiento de voz y síntesis de voz con un modelo de lenguaje, y elegimos los proveedores después de probarlos en español. Las llamadas llegan por desvío desde tu número actual o a través de un operador de telefonía IP. Las citas van a tu calendario (p. ej., Google Calendar, Outlook) o a tu sistema de reservas, y los resúmenes, a tu CRM o a tu correo. Casi cualquier sistema con API se puede conectar. Si tus citas están en una plataforma como Doctoralia, antes del presupuesto comprobamos si permite la conexión.

Todos los proveedores que tratan datos personales firman un contrato de encargo del tratamiento (artículo 28 del RGPD). Si lo deseas, usamos modelos que procesan los datos en la UE. Dónde se procesan los datos lo fijamos en el contrato.

Si tus clientes prefieren escribir antes que llamar, un chatbot con IA es un buen complemento.

Lo que no hacemos

• No ocultamos que habla una IA ni le ponemos al asistente un nombre de persona.
• El asistente no da consejos médicos ni valora síntomas por teléfono.
• No hacemos llamadas comerciales ni campañas de llamadas automáticas.
• No lo activamos del todo sin un piloto con tus llamadas reales.

Presupuesto gratis en 24 horas

Cuéntanos cuándo se te quedan llamadas sin atender, los motivos de llamada más habituales y en qué sistema llevas las citas. En las 24 horas siguientes a tu solicitud, también en fin de semana y festivos, recibes un presupuesto gratis y una propuesta de piloto.