En AI-receptionist som svarar i telefonen när ditt team inte hinner

När en telefonassistent lönar sig

För företag där telefonen ringer i sämsta tänkbara ögonblick. Tandläkaren är mitt i en behandling, frisören har en kund i stolen, rörmokaren ligger under en diskbänk och i receptionen checkar en hel busslast in. Många som ringer lämnar inget röstmeddelande. De ringer helt enkelt nästa företag som de hittar på Google.

Assistenten är inte tänkt att ersätta personalen i telefon när det är som mest att göra. Den tar de samtal som du annars skulle missa och sorterar dem. Då kan ditt team ringa tillbaka och redan veta vad varje person ville.

Det här gör assistenten

Först tar vi reda på varför folk ringer. Tillsammans skriver vi ner de få anledningar som täcker de flesta samtal: öppettider, vägbeskrivning och parkering, priset på vanliga tjänster, boka eller flytta en tid, bli uppringd. För varje anledning skriver vi ett manus. Vi kommer också överens om var assistentens uppgift slutar.

Assistenten säger alltid att den är en AI. Det gör den direkt i början av varje samtal. Transparenskravet i artikel 50 i AI-förordningen gäller sedan 2 augusti 2026. I Sverige har Post- och telestyrelsen (PTS) tillsyn över kravet, enligt ett tillfälligt uppdrag från regeringen som gäller till och med 31 december 2026.

Assistenten talar svenska och svarar bara utifrån godkänd information. Vill någon boka tittar den i din kalender eller ditt bokningssystem och reserverar en tid. Har systemet inget API tar den emot önskemålet, och ditt team bekräftar senare. Vill någon prata med en människa, eller är det brådskande, kopplar den vidare.

Efter varje samtal får du en sammanfattning via e-post eller i ditt CRM: vem som ringde, varför, vad som bestämdes och vad som behöver göras. Den som ringde kan få ett sms med uppgifterna.

Ärligt talat: rösttekniken har fortfarande sina gränser. Efternamn, adresser och telefonnummer kan uppfattas fel, särskilt med bakgrundsljud. Därför läser assistenten upp viktiga uppgifter igen. Och därför börjar vi alltid med en testperiod på dina riktiga samtal. Hur väl assistenten förstår dina kunder bedömer vi tillsammans med dig, utifrån just de samtalen.

Så arbetar vi

1. Berätta när samtal blir obesvarade och vad folk oftast vill. Du får en kostnadsfri offert inom 24 timmar från din förfrågan, även helger och helgdagar.
2. Kostnadsfritt koncept innan du skriver på: ett samtalsscenario och 3–5 exempelsvar från assistenten, utan fungerande bot.
3. Fast pris enligt offert och betalning i etapper. Första etappen är en testperiod med en del av dina samtal, till exempel bara utanför öppettiderna. Resultatet går vi igenom tillsammans, i ett kort samtal på engelska, eller skriftligt på svenska. Sedan bestämmer du om vi går vidare.
4. Vi finjusterar manus, integrationer och meddelanden och slår sedan på vidarekopplingen permanent.
5. 30 dagars kostnadsfria korrigeringar efter lansering: vi justerar manusen utifrån samtalssammanfattningarna.

Oftast 10–20 arbetsdagar, inklusive testperioden. Flera språk, eller en telefonväxel där leverantören måste vara med, tar längre tid.

Det här behöver vi från dig

• Anledningarna till att kunder ringer och svaren som ditt team ger i dag.
• Åtkomst till inställningarna för vidarekoppling hos din operatör, eller en kontaktperson hos leverantören av din telefonväxel.
• Ett nummer för brådskande samtal och de tider då någon svarar där.
• Ditt val: bara sammanfattningar, eller även utskrifter eller inspelningar.

Vi talar polska, engelska, ukrainska och ryska. På svenska svarar vi skriftligt.

Teknik och integrationer

Vi kombinerar taligenkänning och talsyntes med en språkmodell. Leverantörerna väljer vi efter tester på svenska. Samtalen kommer in via vidarekoppling från ditt befintliga nummer eller via en operatör för IP-telefoni. Bokningar hamnar i din kalender (t.ex. Google Kalender, Outlook) eller i ditt bokningssystem, sammanfattningar i ditt CRM eller din inkorg. De flesta system med ett API går att koppla in.

Alla leverantörer som behandlar personuppgifter skriver på ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 i GDPR. Om du vill använder vi modeller som behandlar data inom EU. Var data behandlas anger vi i avtalet.

Skriver dina kunder hellre än de ringer är en AI-chatbot ett bra komplement.

Det här gör vi inte

• Vi döljer inte att det är en AI som pratar, och assistenten får inget människonamn.
• Assistenten ger inga medicinska råd och bedömer inga symtom i telefon.
• Vi ringer inga säljsamtal och gör inga automatiska utringningskampanjer.
• Vi kopplar inte in allt fullt ut utan att först testa på dina riktiga samtal.

Kostnadsfri offert inom 24 timmar

Berätta när din telefon inte blir besvarad, varför folk oftast ringer och i vilket system dina bokningar finns. Inom 24 timmar från din förfrågan, även helger och helgdagar, får du en kostnadsfri offert och ett förslag på testperiod.