Een AI-receptionist die de telefoon opneemt als je team dat niet kan

Voor wie een telefoonassistent loont

Voor bedrijven waar de telefoon gaat op het slechtst denkbare moment. De tandarts zit midden in een behandeling, de kapper heeft iemand in de stoel, de loodgieter ligt onder een gootsteen, aan de receptie checkt net een reisgezelschap in. Veel bellers spreken geen voicemail in. Ze bellen gewoon het volgende bedrijf dat ze op Google vinden.

De assistent is niet bedoeld om je team in drukke uren te vervangen. Hij neemt de gesprekken aan die je anders mist en zet ze op een rij. Zo belt je team terug en weet het al waar het om gaat.

Wat de assistent doet

Eerst zoeken we uit waarom mensen je bellen. Samen zetten we de paar redenen op papier die de meeste gesprekken dekken: openingstijden, route en parkeren, prijzen van standaarddiensten, een afspraak maken of verzetten, een terugbelverzoek. Voor elke reden schrijven we een script. We spreken ook af waar de taak van de assistent ophoudt.

De assistent spreekt Nederlands. Aan het begin van elk gesprek zegt hij dat hij een AI is, zoals de transparantieverplichting uit artikel 50 van de AI-verordening sinds 2 augustus 2026 vraagt. Hij antwoordt alleen met goedgekeurde informatie. Wil iemand een afspraak, dan kijkt hij in je agenda of boekingssysteem en houdt hij een tijd vast. Heeft je systeem geen API, dan noteert hij het verzoek en bevestigt je team het later. Wil iemand een mens spreken of is het dringend, dan verbindt hij door.

Na elk gesprek krijg je een samenvatting per e-mail of in je CRM: wie belde, waarom, wat er is afgesproken en wat er nog moet gebeuren. De beller kan een sms met de details krijgen.

Eerlijk is eerlijk: spraaktechnologie heeft grenzen. Achternamen, adressen en telefoonnummers worden soms verkeerd verstaan, zeker met achtergrondgeluid. Daarom herhaalt de assistent belangrijke gegevens. En daarom geldt: voordat we live gaan, testen we met je echte gesprekken.

Zo werken we

1. Je vertelt ons wanneer telefoontjes onbeantwoord blijven en wat mensen meestal willen. Binnen 24 uur na je aanvraag krijg je een gratis offerte, ook in het weekend en op feestdagen.
2. Gratis concept voordat je tekent: een gespreksscenario en 3–5 voorbeeldantwoorden van de assistent, zonder werkende bot.
3. Vaste prijs volgens offerte en betaling in termijnen. De eerste fase is een test met een deel van je gesprekken, bijvoorbeeld alleen buiten openingstijden. De resultaten bespreken we samen, in een kort gesprek in het Engels, of schriftelijk in het Nederlands. Daarna beslis jij of we verdergaan.
4. We verfijnen scripts, koppelingen en meldingen en zetten het doorschakelen definitief aan.
5. 30 dagen gratis correcties na livegang: we passen de scripts aan op basis van de gesprekssamenvattingen.

Meestal 10–20 werkdagen, inclusief de testfase. Meer talen, of een telefooncentrale waarvoor de leverancier moet meewerken, kosten extra tijd.

Wat we van je nodig hebben

• De redenen waarom klanten bellen en de antwoorden die je team nu geeft.
• Toegang tot de doorschakelinstellingen bij je provider, of een contactpersoon bij de leverancier van je telefooncentrale.
• Een nummer voor dringende doorverbindingen en de tijden waarop daar iemand opneemt.
• Je keuze: alleen samenvattingen, of ook opnames of uitgeschreven gesprekken.

We spreken Pools, Engels, Oekraïens en Russisch. In het Nederlands antwoorden we schriftelijk.

Techniek en koppelingen

We combineren spraakherkenning en spraaksynthese met een taalmodel. De aanbieders kiezen we na tests in het Nederlands. Gesprekken komen binnen via doorschakeling van je bestaande nummer of via een VoIP-provider. Afspraken komen in je agenda (bijv. Google Agenda, Outlook) of je boekingssysteem, samenvattingen in je CRM of inbox. De meeste systemen met een API kunnen we koppelen.

Alle aanbieders die we inzetten, tekenen een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Als je wilt, zetten we modellen in die de gegevens in de EU verwerken. Waar de gegevens worden verwerkt, leggen we vast in het contract.

Schrijven je klanten liever dan dat ze bellen, dan is een AI-chatbot een goede aanvulling.

Wat we niet doen

• We verzwijgen niet dat er een AI praat, en we geven de assistent geen mensennaam.
• De assistent geeft geen medisch advies en beoordeelt geen symptomen aan de telefoon.
• We doen geen verkoopgesprekken en geen massale belacties.
• We zetten niets volledig aan zonder eerst met je echte gesprekken te testen.

Gratis offerte binnen 24 uur

Vertel ons wanneer je telefoon onbeantwoord blijft, waarom mensen het vaakst bellen en in welk systeem je afspraken staan. Binnen 24 uur na je aanvraag, ook in het weekend en op feestdagen, krijg je een gratis offerte en een voorstel voor de testfase.