Voiceboty dla firm: od scenariusza rozmowy po integrację z kalendarzem i CRM

Dla kogo

Dla firm, w których telefon dzwoni wtedy, gdy nikt nie może go odebrać. Lekarz jest w trakcie wizyty, fryzjerka ma klientkę na fotelu, hydraulik leży pod zlewem, a recepcja hotelu obsługuje gości przy ladzie. Część dzwoniących nie zostawia wiadomości i dzwoni do konkurencji.

Recepcja AI nie zastępuje ludzi przy telefonie w godzinach szczytu. Odbiera połączenia, które dziś przepadają, i porządkuje je tak, żeby zespół mógł oddzwonić z pełną informacją.

Co robimy

Najpierw sprawdzamy, z czym ludzie dzwonią. Z Twoją pomocą spisujemy kilka najczęstszych spraw: godziny otwarcia, dojazd, ceny podstawowych usług, umówienie lub zmiana terminu, prośba o oddzwonienie. Dla każdej piszemy scenariusz rozmowy i ustalamy, gdzie kończy się rola asystenta.

Voicebot na początku mówi, że jest asystentem AI. Odpowiada na pytania z zatwierdzonej wiedzy, a gdy dzwoniący chce się umówić, sprawdza wolne terminy w kalendarzu albo systemie rezerwacji i zapisuje wstępną rezerwację. Jeśli system nie ma API, zapisuje prośbę o termin, a zespół potwierdza ją później. Po rozmowie dostajesz na e-mail lub do CRM podsumowanie: kto dzwonił, w jakiej sprawie, co ustalono i co trzeba zrobić. Dzwoniący może dostać SMS z potwierdzeniem.

Powiedzmy wprost: technologia mowy wciąż ma ograniczenia. Nazwiska, adresy i numery bywają źle rozpoznane, zwłaszcza przy hałasie. Dlatego asystent powtarza kluczowe dane, a całe wdrożenie zaczynamy od pilotażu.

Jak pracujemy

1. Opisujesz, kiedy i z czym dzwonią klienci. Wycenę dostajesz w ciągu 24 godzin.
2. Bezpłatna koncepcja: scenariusz rozmowy z przykładowymi odpowiedziami asystenta na pytania Twoich klientów.
3. Umowa ze stałą ceną i płatnością etapami. Pierwszym etapem jest pilotaż na części połączeń, np. tylko po godzinach. Razem przeglądamy wyniki i dopiero wtedy decydujesz o kolejnym etapie.
4. Dopracowujemy scenariusze, integracje i komunikaty, a potem włączamy przekierowanie na stałe.
5. Przez 30 dni po starcie bezpłatnie poprawiamy scenariusze na podstawie podsumowań rozmów.

Zwykle zajmuje to 10–20 dni roboczych łącznie z pilotażem. Dłużej trwa przy kilku językach albo przy centrali telefonicznej, której konfiguracja wymaga udziału dostawcy.

Czego potrzebujemy od Ciebie

• Listy spraw, z którymi dzwonią klienci, i odpowiedzi, które dziś podaje zespół.
• Dostępu do ustawień przekierowań u operatora lub kontaktu do dostawcy centrali.
• Numeru, na który voicebot ma przełączać pilne sprawy, i godzin, w których ktoś pod nim jest.
• Decyzji, czy zapisujemy nagrania, transkrypcje, czy tylko podsumowania.

Technologie i integracje

Łączymy rozpoznawanie i syntezę mowy z modelem językowym, a dostawców wybieramy pod konkretny język po testach. Telefonię podłączamy przez przekierowanie z Twojego numeru albo przez operatora VoIP. Terminy zapisujemy w kalendarzu (np. Google Calendar) lub w systemie rezerwacji (np. Booksy, Versum), podsumowania wysyłamy do CRM lub na e-mail. Podłączymy praktycznie każdy system, który udostępnia API. Dostawców wybieramy z umową powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).

Czego nie robimy

• Nie ukrywamy, że odbiera AI, i nie nadajemy asystentowi ludzkiego imienia.
• Nie udzielamy przez voicebota porad medycznych ani nie oceniamy pilności objawów.
• Nie prowadzimy telefonicznej sprzedaży wychodzącej ani masowych połączeń do klientów.
• Nie wdrażamy całości bez pilotażu na prawdziwych rozmowach.

Bezpłatna wycena w 24 h

Napisz, w jakich godzinach telefon zostaje bez odpowiedzi, z jakimi sprawami najczęściej dzwonią klienci i w jakim systemie zapisujesz terminy. W ciągu 24 godzin dostaniesz wycenę i propozycję pilotażu.