Polityka AI i przegląd narzędzi: jasne zasady zamiast zgadywania

Dla kogo

Dla firm, w których AI pojawiło się bez decyzji z góry. Ktoś opłaca subskrypcję z prywatnej karty, ktoś używa darmowej wersji, ktoś wkleja do czatu umowy, bo „tak szybciej”. Właściciel nie wie, gdzie trafiają dane klientów, a pracownicy nie wiedzą, co im wolno.

Usługa przydaje się też przed szkoleniem albo wdrożeniem. Łatwiej uczyć zespół, gdy zasady są już spisane.

Co robimy

Przegląd narzędzi. Zaczynamy od anonimowej ankiety. Pytamy, z jakich narzędzi AI korzystają pracownicy, na jakich kontach i do czego. Dodajemy do tego funkcje AI wbudowane w programy, które firma już ma: pakiet biurowy, CRM, system do grafiki. Powstaje lista narzędzi z rodzajem konta i osobą, która za nie odpowiada.

Dla każdego narzędzia sprawdzamy warunki dostawcy: czy dane mogą służyć do trenowania modelu i jak to wyłączyć, jak długo są przechowywane, gdzie są przetwarzane i czy dostawca podpisuje umowę powierzenia w rozumieniu RODO. Przy każdym narzędziu wpisujemy rekomendację: zostaje, zostaje z kontem firmowym albo do wycofania.

Szablon polityki. Na tej podstawie przygotowujemy dokument dopasowany do firmy. Zwykle obejmuje:

• kategorie danych: co można wklejać, co tylko w kontach firmowych, czego nigdy,
• zasadę, że człowiek sprawdza wynik przed użyciem go w pracy z klientem,
• role: kto zatwierdza nowe narzędzia, kto prowadzi listę, kto odpowiada za szkolenia,
• procedurę na wypadek, gdy ktoś wklei coś, czego nie powinien,
• sposób dokumentowania szkoleń i działań wspierających kompetencje w zakresie AI.

Art. 4 AI Act, po zmianie rozporządzeniem (UE) 2026/1744, oczekuje od firm działań wspierających kompetencje ludzi pracujących z AI. Nie narzuca konkretnej formy. Spisana polityka i lista narzędzi to praktyczny sposób, żeby pokazać, że takie działania podejmujecie.

Do polityki dołączamy jednostronicową instrukcję dla pracowników, napisaną zwykłym językiem.

Jak pracujemy

1. Wycena w ciągu 24 godzin po krótkim opisie firmy i liczby pracowników.
2. Ankieta wśród zespołu, zwykle otwarta przez kilka dni.
3. Przegląd narzędzi i warunków dostawców.
4. Szablon polityki i instrukcja dla pracowników do Twojej akceptacji.
5. Spotkanie z kadrą zarządzającą: omawiamy rekomendacje i decyzje do podjęcia.

Zwykle całość zajmuje 5–10 dni roboczych. Dłużej, gdy w firmie działa wiele narzędzi lub gdy dokument ma przejść przez prawnika albo inspektora ochrony danych przed wdrożeniem.

Czego potrzebujemy od Ciebie

• Rozesłania ankiety do zespołu i zachęcenia do szczerych odpowiedzi.
• Listy programów i subskrypcji, za które płaci firma.
• Obecnych dokumentów: polityki bezpieczeństwa, regulaminu pracy, jeśli istnieją.
• Kontaktu do osoby odpowiedzialnej za ochronę danych, jeśli jest w firmie.

Technologie i integracje

Przeglądamy zarówno popularnych asystentów AI (czaty AI), jak i funkcje AI w programach branżowych: CRM, systemach rezerwacji, programach do faktur. Jeśli chcesz, konfigurujemy ustawienia prywatności w kontach firmowych zgodnie z przyjętą polityką.

Czego nie robimy

• Nie wydajemy opinii prawnych. Szablon to punkt wyjścia, a ostateczną treść zatwierdza Twój zespół albo prawnik.
• Nie monitorujemy pracowników i nie instalujemy oprogramowania do śledzenia ich aktywności.
• Nie wskazujemy w raporcie, kto odpowiedział w ankiecie.
• Nie sprzedajemy licencji na narzędzia AI.

Bezpłatna wycena w 24 h

Napisz, ile osób pracuje w firmie, z jakich programów korzystacie i czy macie już jakieś zasady dotyczące AI. W ciągu 24 godzin dostaniesz wycenę i harmonogram przeglądu.