Asystent rezerwacji: wolne terminy prosto z Twojego systemu

Dla kogo

Dla hoteli i pensjonatów, gabinetów i salonów, w których sporo rozmów z klientami kończy się pytaniem: „a kiedy macie wolne?”. Odpowiedź jest w systemie rezerwacji, ale żeby ją podać, ktoś musi przerwać pracę, sprawdzić kalendarz i odpisać. Wieczorem i w weekend klient czeka do rana.

Asystent rezerwacji przyda się zwłaszcza tam, gdzie klienci wolą napisać niż klikać w kalendarz: mają pytania o usługę, chcą dopasować termin do kilku osób albo piszą z zagranicy w swoim języku.

Co robimy

Łączymy asystenta AI z Twoim systemem rezerwacji albo kalendarzem. Kiedy klient pyta o termin, asystent pobiera dostępność na żywo i proponuje kilka opcji. Nie ma własnego grafiku ani własnego cennika: ceny i wolne miejsca bierze wyłącznie z systemu, a jeśli nie może ich pobrać, kieruje klienta do silnika rezerwacji albo do zespołu.

Ustalamy z Tobą zasady: które usługi lub pokoje asystent może rezerwować sam, jakie dane zbiera, z jakim wyprzedzeniem trzeba rezerwować, kiedy wymagany jest zadatek. Zgodnie z nimi asystent zapisuje rezerwację albo tworzy zgłoszenie, które zespół potwierdza. Może też przełożyć lub odwołać termin, jeśli system to obsługuje.

Do tego możemy dodać przypomnienia SMS lub e-mail przed wizytą i link do zapłaty zadatku przez BLIK albo Przelewy24. Płatność odbywa się u operatora płatności, nie w czacie.

Na początku rozmowy klient widzi, że rozmawia z asystentem AI. W każdej chwili może poprosić o człowieka. Asystent prosi tylko o dane potrzebne do rezerwacji — w gabinetach nie pyta o objawy ani historię leczenia.

Jak pracujemy

1. Podajesz, z jakiego systemu rezerwacji korzystasz. Sprawdzamy jego API i w ciągu 24 godzin wysyłamy wycenę.
2. Bezpłatna koncepcja: scenariusz asystenta z przykładowymi odpowiedziami na podstawie Twoich usług i zasad umawiania.
3. Umowa, konfiguracja zasad, kanałów i przypomnień.
4. Testy z zespołem na prawdziwych scenariuszach, także nietypowych: grupy, długie pobyty, kilka usług pod rząd.
5. Start i 30 dni bezpłatnych poprawek.

Zwykle wdrożenie zajmuje 10–20 dni roboczych. Dłużej trwa, gdy dostawca systemu rezerwacji wydaje dostęp do API dopiero po zgłoszeniu albo gdy obsługujesz kilka lokalizacji.

Czego potrzebujemy od Ciebie

• Nazwy systemu rezerwacji i uprawnień administratora lub kontaktu do dostawcy.
• Zasad rezerwacji, zmian, odwołań i zadatków, tak jak dziś stosuje je zespół.
• Opisów usług lub pokoi, które asystent ma znać.

Technologie i integracje

Łączymy się z systemami rezerwacji i PMS, które mają otwarte API (np. Booksy, Versum, Profitroom, KWHotel), oraz z kalendarzami (np. Google Calendar, Outlook). W praktyce połączymy się z każdym systemem udostępniającym API do odczytu i zapisu terminów. Gdy API pozwala tylko na odczyt, asystent pokazuje wolne terminy i kieruje do Twojego silnika rezerwacji. Przypomnienia wysyłamy przez bramkę SMS lub e-mail, płatności obsługuje operator.

Czego nie robimy

• Nie pozwalamy asystentowi wymyślać cen, rabatów ani wolnych miejsc.
• Nie budujemy systemu rezerwacji od zera, gdy w firmie działa już dobry system.
• Nie przyjmujemy płatności ani danych kart w oknie czatu.
• Nie omijamy zasad portali rezerwacyjnych i nie przejmujemy rezerwacji, które są ich własnością.

Bezpłatna wycena w 24 h

Napisz, w jakim systemie prowadzisz rezerwacje, jakie usługi lub pokoje chcesz udostępnić asystentowi i czy pobierasz zadatki. W ciągu 24 godzin dostaniesz wycenę i informację, co pozwala API Twojego systemu.