Een AI-chatbot die je klanten antwoordt met je eigen informatie

Voor wie een chatbot loont

Voor bedrijven die meer berichten krijgen dan het team rustig kan beantwoorden. Een B&B krijgt vragen over parkeren en laat inchecken. Een tandartspraktijk wordt gevraagd wat je meeneemt naar de eerste afspraak. Een kapsalon moet zeggen of er zaterdag nog plek is. Een webshop krijgt vragen over bezorging naar België en over retourneren. Het zijn elke dag dezelfde vragen, vaak ’s avonds en in het weekend.

Een chatbot verdient zich terug als de antwoorden er al zijn, op je website, in je voorwaarden of in het hoofd van je team, en iemand ze toch steeds opnieuw typt. Krijg je maar een paar berichten per week, dan is een goede pagina met veelgestelde vragen een betere eerste stap.

Wat we bouwen

We beginnen met kennis, niet met software. We verzamelen je dienstbeschrijvingen, voorwaarden, prijslijsten en de vragen die klanten de afgelopen maanden echt hebben gesteld. Daar maken we een kennisbank van die jij goedkeurt. De assistent antwoordt alleen op basis daarvan. Weet hij iets niet, dan zegt hij dat.

Daarna volgen het chatvenster in je huisstijlkleuren en de kanalen die je klanten gebruiken: je website, WhatsApp Business, Messenger, Instagram of een gedeelde inbox. Ze halen hun antwoorden allemaal uit dezelfde kennisbank, dus je openingstijden kloppen overal.

Is er een mens nodig, bijvoorbeeld bij een klacht, een verzoek om korting of een ongebruikelijke opdracht, dan vraagt de assistent naar naam, contactgegevens en onderwerp. Hij zegt wanneer de klant antwoord kan verwachten en geeft het gesprek door. De aanvraag komt met een korte samenvatting in je CRM of inbox, zodat niemand de hele chat hoeft door te lezen.

Transparantie en privacy

Elk gesprek begint met de melding dat er een AI-assistent antwoordt, met een link naar je privacyverklaring. De assistent zegt altijd dat hij een AI is, zoals de transparantieverplichting uit artikel 50 van de AI-verordening sinds 2 augustus 2026 vraagt. Wie met een AI-systeem praat, moet dat weten, tenzij het al duidelijk is. De assistent vraagt alleen de gegevens die nodig zijn om iemand een antwoord te sturen.

Je bedrijf blijft verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG. Waar we persoonsgegevens voor je verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). We werken alleen met aanbieders die er ook een tekenen. Als je wilt, zetten we modellen in die de gegevens in de EU verwerken. Waar de gegevens worden verwerkt, leggen we vast in het contract. Dit is onze werkwijze, geen juridisch advies. De teksten voor je privacyverklaring stem je af met je eigen adviseur.

Zo werken we

1. Je vertelt ons waar en waarover klanten contact opnemen. Binnen 24 uur na je aanvraag krijg je een gratis offerte, ook in het weekend en op feestdagen.
2. Gratis concept voordat je tekent: een gespreksscenario en 3–5 voorbeeldantwoorden op de vragen die je elke dag hoort, zonder werkende bot.
3. Vaste prijs volgens offerte en betaling in termijnen. Na ondertekening bouwen we de assistent met je eigen informatie, koppelen we de kanalen en systemen en testen we samen met je team.
4. De assistent gaat live. Je krijgt 30 dagen gratis correcties na livegang: we verbeteren de antwoorden op basis van echte gesprekken.

Meestal 10–20 werkdagen vanaf de goedkeuring van het concept. Het duurt langer als de informatie over veel documenten verspreid is of als de verificatie bij WhatsApp Business uitloopt.

Wat we van je nodig hebben

• Je materiaal: diensten, voorwaarden, prijslijst en de vragen die het vaakst terugkomen (steekwoorden zijn genoeg).
• Eén persoon die de inhoud goedkeurt en tijdens het testen laat weten wat niet klopt.
• Toegang tot je website om de chat in te bouwen, en tot de berichtenaccounts die we koppelen.

Koppelingen

De assistent kan aanvragen in een CRM zetten (bijv. HubSpot, Pipedrive), vrije tijden in een agenda bekijken (bijv. Google Agenda, Outlook) of een bestelling opzoeken in je webshop (bijv. Shopify, WooCommerce, Lightspeed). Heeft een systeem een API of webhooks, dan kunnen we het vrijwel altijd koppelen. Het AI-model kiezen we op basis van je talen en het aantal gesprekken.

Bellen je klanten liever dan dat ze schrijven, dan past een AI-telefoonassistent beter.

Wat we niet doen

• De assistent doet zich niet voor als mens: geen stockfoto, geen verzonnen persoonlijkheid.
• Hij geeft geen kortingen, sluit geen contracten en geeft geen medisch of juridisch advies.
• We voeden hem niet met informatie die je niet hebt goedgekeurd, en vragen in de chat nooit om kaartgegevens.
• We beloven niet dat hij je team vervangt. Hij neemt de vragen over die steeds terugkomen.

Gratis offerte binnen 24 uur

Vertel ons via welke kanalen klanten contact opnemen, hoeveel berichten je ongeveer per week krijgt en een paar typische vragen. Binnen 24 uur na je aanvraag, ook in het weekend en op feestdagen, krijg je een gratis offerte en een voorstel voor een concept op basis van je eigen vragen.