Faktury od dostawców z KSeF same trafiają do księgowości

Dla kogo

Dla firm, które dostają od kilkudziesięciu do kilkuset faktur kosztowych miesięcznie i chcą, żeby trafiały w jedno miejsce bez ręcznego pobierania. Także dla biur rachunkowych, które obsługują wielu klientów i co miesiąc gonią ich o dokumenty.

Jeśli Twój program księgowy już sam pobiera faktury z KSeF i to Ci wystarcza, nie potrzebujesz tej usługi.

Problem

Stan na 11.10.2026: od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT odbierają faktury przez KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. wystawia je w nim większość firm, a od 1 stycznia 2027 r. — wszystkie.

Dla działu zakupów i księgowości to zmiana nawyków. Faktura nie zawsze przychodzi już mailem jako PDF. Jest w KSeF, a żeby ją zobaczyć, trzeba się zalogować albo mieć program, który ją pobierze. W małej firmie łatwo o fakturę, którą ktoś zobaczy dopiero po terminie płatności. W biurze rachunkowym — o klienta, który „nic nie dostał”.

Do tego dochodzi bezpieczeństwo. Dostęp do KSeF daje wgląd we wszystkie faktury firmy. Token czy certyfikat nie powinien krążyć w mailach ani leżeć w arkuszu.

Co dostajesz

• Konfigurację dostępu do KSeF: token lub certyfikat z możliwie najwęższymi uprawnieniami — do przeglądania faktur, bez prawa do ich wystawiania.
• Automatyczny proces, który regularnie sprawdza nowe faktury zakupowe w KSeF.
• PDF i XML każdej faktury w uporządkowanym folderze: firma, rok, miesiąc, dostawca.
• Powiadomienie e-mail albo w komunikatorze: dostawca, kwota, termin płatności.
• Zestawienie miesięczne w CSV dla księgowej lub programu księgowego.
• Przekazanie dokumentów do biura rachunkowego, jeśli z nim współpracujesz.
• Monitoring: dostajesz informację, gdy coś przestanie działać.
• Instrukcję i umowę powierzenia przetwarzania danych.

Proces budujemy w narzędziu do automatyzacji uruchomionym na serwerze w UE. Nie sprzedajemy wtyczki, tylko działający, opisany proces, który utrzymujemy.

Jak to działa

1. Wypełniasz krótki formularz. W ciągu 24 godzin dostajesz wycenę i listę tego, czego potrzebujemy na start.
2. Podpisujemy umowę powierzenia. Ty nadajesz w KSeF uprawnienie do przeglądania faktur — pokazujemy, jak to zrobić.
3. Ustawiamy proces, foldery i powiadomienia według tego, jak pracuje Twoja księgowość.
4. Testujemy na kilku prawdziwych fakturach i porównujemy z tym, co widać w KSeF.
5. Proces startuje, a monitoring pilnuje, czy pobieranie działa codziennie.

Czego nie robimy

• Nie księgujemy faktur i nie oceniamy, czy koszt można odliczyć. To praca księgowej.
• Nie wystawiamy faktur w Twoim imieniu. Proces dostaje tylko te uprawnienia, których potrzebuje do pobierania faktur.
• Nie przechowujemy danych poza UE i nie przekazujemy ich dalej.
• Nie omijamy limitów KSeF. Proces pobiera faktury w tempie, na które pozwala dokumentacja API Ministerstwa Finansów.

Co dalej po wdrożeniu

Proces musi gdzieś działać i ktoś musi reagować, gdy KSeF zmieni API albo wygaśnie uprawnienie. Możemy to robić w ramach stałej opieki: hosting procesu w UE, monitoring, aktualizacje i poprawki. Biuro rachunkowe może dokładać kolejnych klientów bez budowania wszystkiego od nowa.

Jeśli wystawiasz faktury ze sklepu internetowego, zobacz też rozwiązanie „KSeF w sklepie internetowym i na Allegro” — oba procesy można połączyć.

Napisz, ile faktur kosztowych dostajesz i gdzie mają trafiać. Odpowiemy wyceną w ciągu 24 godzin, także w weekendy i święta.