Faktura do paragonu i sprzedaż konsumentom w KSeF: co musi wiedzieć sklep internetowy

Stan na 29.10.2026. To nie jest porada podatkowa ani prawna. Artykuł opisuje przepisy ustawy o VAT i odpowiedzi Ministerstwa Finansów. Szczegóły dla swojego sklepu ustal z księgową lub doradcą podatkowym.

Sklep internetowy ma zwykle dwa rodzaje klientów: osoby prywatne i firmy. Dla KSeF to dwa różne światy. Do tego dochodzi kasa fiskalna, paragony z NIP i faktury do paragonów. Od 1 stycznia 2027 r. kilka zasad się zmienia, a grudzień to w e-commerce szczyt sezonu. Dlatego warto to uporządkować teraz.

Kogo i od kiedy obejmuje KSeF

• Od 1 kwietnia 2026 r. faktury dla firm wystawia się w KSeF. Najwięksi podatnicy, ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r., robią to od 1 lutego 2026 r.
• Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać je poza KSeF, jeśli faktury, które musiałyby trafić do KSeF, nie przekraczają w danym miesiącu 10 000 zł brutto (art. 145m). Po przekroczeniu limitu traci to prawo od faktury, którą go przekroczył.
• Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich, bez limitu.
• Faktur dla konsumentów obowiązek nie dotyczy w ogóle (art. 106ga ust. 2 pkt 4).

Do limitu 10 000 zł nie wlicza się faktur dla konsumentów, faktur z kasy rejestrującej ani paragonów z NIP do 450 zł uznanych za faktury uproszczone. Szczegóły i kary opisujemy w artykule o KSeF dla mikrofirm.

Czy sklep internetowy potrzebuje kasy fiskalnej

To pytanie trzeba zadać najpierw, bo od odpowiedzi zależy, czy w sklepie w ogóle powstają paragony.

Rozporządzenie w sprawie zwolnień z kas rejestrujących zwalnia do 31 grudnia 2027 r. m.in. (poz. 41 załącznika) dostawę towarów w systemie wysyłkowym, pocztą lub kurierem, jeśli:

• cała zapłata przychodzi za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK na rachunek sprzedawcy;
• z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, czego dotyczyła i kto zapłacił, wraz z danymi i adresem nabywcy.

Zwolnienie z poz. 41 nie obejmuje towarów wymienionych w § 4 rozporządzenia. Są wśród nich m.in.:

• komputery, konsole i części do nich;
• elektronika, w tym telefony i smartwatche;
• sprzęt fotograficzny;
• wyroby z metali szlachetnych;
• perfumy i wody toaletowe;
• alkohol;
• wyroby tytoniowe;
• części samochodowe.

Osobno działa zwolnienie podmiotowe dla sprzedaży konsumentom do 20 000 zł rocznie (§ 3), też z wyłączeniami z § 4.

Jeśli klient płaci przy odbiorze albo sklep sprzedaje towary z listy w § 4, warunki zwolnienia trzeba sprawdzić z księgową.

Sprzedaż konsumentom

Gdy sklep ma kasę, sprzedaż osobie prywatnej rejestruje się na kasie i wydaje paragon.

Gdy sklep jest zwolniony z kasy, paragonu nie ma. Wystarcza ewidencja i dowód zapłaty.

Faktura na żądanie. Konsument może poprosić o fakturę w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostał towar albo zapłacił (art. 106b ust. 3). Terminy wystawienia:

• prośba w tym samym miesiącu — na zwykłych zasadach, do 15. dnia następnego miesiąca;
• prośba później — w ciągu 15 dni od zgłoszenia (art. 106i ust. 6).

KSeF. Faktura dla konsumenta nie musi trafić do KSeF. Można ją wystawić jako PDF albo na papierze. Jeśli sklep woli wystawiać wszystko w KSeF, może to zrobić dobrowolnie. Musi wtedy przekazać fakturę klientowi w uzgodniony sposób i oznaczyć ją kodem QR (art. 106gb ust. 4 pkt 6 i ust. 5). Ministerstwo Finansów podaje przykład wydruku z kodem QR i numerem KSeF.

Sprzedaż firmom

Faktura dla firmy z siedzibą w Polsce trafia do KSeF. Nabywca odbiera ją w systemie. Jeśli sklep wysyła klientowi także PDF lub wydruk, oznacza go kodem QR (art. 106gb ust. 5 pkt 2). Dokumentem pozostaje faktura w KSeF.

Nabywca będący podatnikiem ma obowiązek podać swój NIP, jeśli posługuje się nim przy danym zakupie (art. 106ba). W praktyce koszyk potrzebuje pola „kupuję jako firma” z NIP przed zapłatą, a nie dopiero w wiadomości po zakupie.

Przy nabywcy z zagranicy bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce fakturę udostępnia się w uzgodniony sposób, a jeśli jest wystawiona w KSeF — z kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5).

Faktura do paragonu: zasada NIP

Najwięcej błędów zdarza się przy sprzedaży zarejestrowanej na kasie, gdy firma po zakupie prosi o fakturę.

Zasada z art. 106b ust. 5. Fakturę dla podatnika do sprzedaży udokumentowanej paragonem wystawia się tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Jeśli klient poda NIP dopiero po wydaniu paragonu, faktury dla firmy wystawić nie można.

Sankcja z art. 106b ust. 6. Za wystawienie faktury z naruszeniem tej zasady urząd ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 100% VAT z faktury. Ten przepis już obowiązuje i nie jest związany z KSeF.

Przy fakturze do paragonu w dokumentacji zostaje numer paragonu i numer unikatowy kasy albo sam papierowy paragon (art. 106h ust. 1).

Konsument może dostać fakturę do paragonu bez NIP na paragonie. Zasada NIP dotyczy tylko faktur dla podatników.

Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.

Do 31 grudnia 2026 r. art. 145n pozwala wystawiać poza KSeF:

• faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących;
• paragony z NIP uznane za faktury uproszczone, czyli do 450 zł (albo 100 euro).

Ten przepis epizodyczny wygasa. Od 1 stycznia 2027 r.:

1. Faktura dla firmy do sprzedaży z kasy trafia do KSeF jak każda inna faktura B2B.
2. Paragon z NIP do 450 zł nadal można wydać, ale nie jest już fakturą uproszczoną. Tak odpowiada Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach o KSeF. Firma, która potrzebuje faktury, dostanie ją w KSeF, a paragon nadal musi zawierać jej NIP.
3. Limit 10 000 zł przestaje działać. Każda faktura B2B idzie do KSeF.

Kary z art. 106ni za fakturę wystawioną poza KSeF, gdy był taki obowiązek, w obecnym tekście ustawy obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Rada Ministrów przyjęła 20 października 2026 r. projekt, który przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., i skierowała go do Sejmu (druk nr 3245). Na 29.10.2026 to projekt po pierwszym czytaniu, a nie uchwalona zmiana. Sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 2027 r. się nie przesuwa.

Zwroty i korekty

Gdy firma zwraca towar, a faktura była w KSeF, korektę też wystawia się w KSeF. Faktura korygująca zawiera numer KSeF faktury, której dotyczy (art. 106j ust. 2 pkt 2a). Przy fakturze dla konsumenta wystawionej poza KSeF korekta też może zostać poza systemem.

Trzy sytuacje z koszyka

Przykłady są uproszczone i zakładają sklep będący czynnym podatnikiem VAT.

1. Osoba prywatna, sklep bez kasy. Klient płaci przelewem, towar idzie kurierem, sklep korzysta ze zwolnienia z poz. 41. Paragonu nie ma. Jeśli klient poprosi o fakturę, sklep wystawia ją poza KSeF, np. jako PDF.

2. Firma, sklep z kasą, styczeń 2027 r. Klient zaznacza w koszyku „kupuję jako firma” i podaje NIP. Sprzedaż trafia na kasę, a NIP na paragon. Sklep wystawia fakturę w KSeF i zapisuje przy zamówieniu jej numer oraz numer paragonu.

3. Firma prosi o fakturę tydzień po zakupie. Paragon nie ma NIP, bo klient go nie podał. Fakturę dla firmy do tego paragonu wystawić nie można (art. 106b ust. 5). Dlatego informacja przy polu NIP w koszyku i w regulaminie, że NIP trzeba podać przed zakupem, oszczędza sporów z klientami.

Co sprawdzić w sklepie przed grudniem

1. Ustal z księgową, czy sklep korzysta ze zwolnienia z kasy i czy obejmuje ono wszystkie formy płatności i wszystkie towary.
2. Dodaj w koszyku wybór „osoba prywatna / firma” i pole NIP widoczne przed zapłatą.
3. Sprawdź NIP przed wystawieniem faktury, np. na białej liście VAT.
4. Jeśli sklep ma kasę: upewnij się, że NIP z koszyka trafia na paragon.
5. Połącz sklep z programem do faktur, a program z KSeF, tak żeby faktura B2B wychodziła bez przepisywania danych.
6. Zapisuj numer KSeF przy zamówieniu. Przyda się przy korekcie i przy pytaniach klienta.
7. Zdecyduj, czy faktury dla konsumentów wystawiasz poza KSeF, czy dobrowolnie w KSeF z kodem QR.
8. Ustal procedurę na prośbę o fakturę po zakupie: kto sprawdza NIP na paragonie i termin 3 miesięcy.
9. Ustal, jak wystawiasz korekty przy zwrotach B2B.
10. Przetestuj całą ścieżkę na zamówieniu testowym przed sezonem, a nie w grudniu.

Jak możemy pomóc

Łączymy sklep, Allegro i program do faktur z KSeF tak, żeby faktura B2B wychodziła sama, a numer KSeF wracał do zamówienia. Budujemy też sklepy internetowe z płatnościami, wysyłką i fakturami.

Napisz, na jakiej platformie działa Twój sklep i z jakiego programu do faktur korzystasz. Bezpłatną wycenę dostaniesz w ciągu 24 godzin, także w weekendy i święta. Cena po wycenie jest stała.